SaaS-Vertrag — Vorlage

Stand: Mai 2026 · zwischen KiNi Solutions (Anbieter) und dem Kunden

über die Nutzung der SaaS-Plattform „WebApp von KiNi Solutions"

Präambel

(1) Der Anbieter betreibt die SaaS-Plattform „WebApp von KiNi Solutions" (nachfolgend „Plattform"), eine modulare Mitarbeiter-Plattform für Unternehmen mit eigenen Modulen für Kalender, Aufträge, Snacks & Getränke (Vertrauenskiosk), Sitzungszimmer, Sitzungs-Protokolle, Weiterbildungs-Verwaltung mit anonymem Feedback, Dokumentenablage mit Kenntnisnahme und digitaler Unterschrift, Fahrtenbuch, Fahrzeug-Reservierung, Bike-to-Work, Tippspiel (mit konfigurierbaren Preisen), internen Mitarbeiter-Chat (mit Live-Update), Termin-Reminder per Push, ein In-App-Postfach für System-Nachrichten, ein Beschwerde- und Verbesserungsmanagement (KVP) mit drei Anonymitäts-Stufen (Klarname, Pseudonym mit Postfach-Antwort, vollständig anonym), ein Modul „Beauftragte" für Datenschutz-, Gleichstellungs-, Sicherheitsbeauftragte und weitere konfigurierbare Stellen mit eigenem Nachrichten-Kanal in denselben drei Anonymitäts-Stufen und eigener Dokumentenablage, eine Sammelbestellungs-Funktion für interne und externe Anbieter mit Tageskontingenten je Artikel sowie einer Extern/Gast-Rolle für Beirat, Kooperationspartner, Kunden und Klienten. Verwaltungs-Aufgaben können delegiert werden über die Rolle „Verwaltung" mit fein einstellbaren Kompetenz-Bereichen.

(2) Der Kunde möchte die Plattform für die interne Mitarbeiter-Verwaltung und -Organisation seines Unternehmens nutzen. Zu diesem Zweck schließen die Parteien den nachfolgenden Vertrag.

§ 1 Gegenstand des Vertrags

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Plattform zur Nutzung über das Internet zur Verfügung. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz unter <firma>.webapp.kini.solutions mit einer eigenen PostgreSQL-Datenbank.

(1a) Auf Wunsch kann der Kunde zusätzlich eine eigene Domain (z. B. webapp.kunde.de) als Alias auf seine Instanz aufschalten lassen. Der Kunde setzt dazu den DNS-A-Record selbst auf die vom Anbieter genannte Server-IP. Die Beantragung und automatische Verlängerung der TLS-Zertifikate (Let's Encrypt) übernimmt der Anbieter. Die Subdomain unter kini.solutions bleibt parallel als kanonische URL erreichbar.

(2) Die Plattform ersetzt kein dediziertes Zeiterfassungs-, Lohnabrechnungs- oder Rechnungswesen-System. Sie unterstützt jedoch die Buchhaltung durch CSV-Exporte (z. B. Verzehr-Abrechnung, Einrichtungs-Abrechnung, Fahrtenbuch).

(3) Die genaue Modul-Auswahl ergibt sich aus dem gewählten Tarif und kann im Admin-Bereich des Kunden ein- und ausgeschaltet werden.

§ 2 Leistungsumfang

(1) Folgende Module stehen pauschal in jedem Tarif zur Verfügung:

a) Plattform-Basis

• Mehrere Rollen (Admin, Standortleitung / Bereichsleitung, Mitarbeiter, externe Anbieter, weitere domainspezifische Rollen)
• Mandanten-eigenes Branding (Firmenname, Farben, Logo)
• Progressive Web App – Installation auf iPhone/Android/PC ohne App-Store

b) Kalender und Termine

• FullCalendar-basierte Ansichten (Monat, Woche, Liste)
• Veranstaltungen mit Zu-/Absage, Slots oder Umfragen
• Persönlicher ICS-Feed pro Mitarbeiter
• Sitzungszimmer-Belegung als eigener Kalender
• Multi-Audience-Auswahl (User + Teams + Standorte additiv)

b1) Sitzungen mit Protokoll

• Termine als Sitzung markieren – automatischer Eintrag im Service-Bereich „Sitzungen"
• Live-Protokoll, Inputs / Outputs, Anhänge je Sitzung
• Folgesitzungs-Verkettung mit Vererbung der offenen Punkte

b2) Weiterbildungs-Verwaltung

• Weiterbildungs-Typen mit optionalem Auffrischungs-Intervall
• Pflicht-Zuweisung pro Mitarbeiter, Team oder Standort (additiv)
• Service-Bereich „Meine Weiterbildungen" mit offenen Pflichten und anstehenden Auffrischungen
• Termin als Weiterbildung markierbar – automatische Completion bei Teilnehmer-Zusage

b3) Dokumentation

• Dokumentenpyramide mit fünf festen Ebenen (Strategie → Richtlinien → Prozesse → Anweisungen → Vorlagen)
• Bereich „Allgemeine Dokumente" firmenweit sichtbar für alle internen Mitarbeitenden
• Bereich „Persönliche Dokumente" mit Adressierung an einzelne Mitarbeitende, Teams, Standorte oder firmenweit
• Drei Workflow-Stufen wählbar je Verteilung: nur Information, Kenntnisnahme erforderlich, digitale Unterschrift erforderlich
• Ablehnung mit Begründung möglich; Rückmeldung wird mit Zeitstempel und IP-Adresse protokolliert
• Verteilung wahlweise als Neu-Upload oder als Verweis auf ein bestehendes Pyramiden-Dokument (kein Datei-Duplikat)
• Verteilungs-Dashboard für Admin, Standortleitung und Bereichsleitung; sortiert nach Handlungsbedarf
• Externe Anbieter sind vom Modul ausgeschlossen

c) Auftragsverwaltung

• Auftragserfassung und Vergabe an interne Teams oder externe Dienstleister
• Automatische Mail-Anfrage an externen Dienstleister
• Wiederkehrende Aufträge

d) Snacks & Getränke (Vertrauenskiosk)

• QR-basiertes Scannen am Standort
• Bestand, Inventur, Schwund-Bericht
• Bestell-Workflow mit Lieferanten-Stammdaten und automatischer Bestell-Mail
• Verzehr-Abrechnung (privat) und Einrichtungs-Abrechnung pro Standort

e) Fahrtenbuch

• QR-Scan am Fahrzeug, manuelle Kilometerstand-Erfassung mit Start-/Ziel-Ort als Freitext, digitale Unterschrift (kein GPS-Tracking)
• Monats-Auszug als CSV/PDF

f) Challenges

• Bike-to-Work mit Tages-Tracking
• Tippspiel mit football-data-Anbindung (optional)

g) Chat

• Interner 1:1- und Gruppen-Chat mit Bild-Anhang (Auto-Cleanup nach 30 Tagen)
• Gruppen-Mitglieder über Multi-Auswahl (Standorte + Teams + einzelne Mitarbeitende)

h) Rollen- und Team-Verwaltung

• Rollen pro Mitarbeitenden: Admin, Standortleitung, Bereichsleitung, Facility Management, Handwerk-Team-Mitglied (mit optionalem Team-Lead-Flag), Mitarbeiter, Minijobber, interner Anbieter, externer Anbieter
• Standort- bzw. Bereich-Bindung per User pflegbar; entscheidet die Datensicht (eigener Standort vs. mehrere)
• Team-Mitglieder per Multi-Auswahl (Standort, Team, einzelne Personen) bulk hinzufügen

§ 3 Zugangsdaten und Mitarbeiter-Onboarding

(1) Nach Vertragsschluss erstellt der Anbieter automatisch die Kunden-Instanz. Der angegebene Administrator erhält die initialen Login-Daten per E-Mail und kann anschließend weitere Mitarbeiter über das Verwaltungs-Menü einladen.

(2) Eingeladene Mitarbeiter erhalten einen 14-Tage-gültigen Einladungs-Link per E-Mail und legen ihr eigenes Passwort fest. Der Anbieter speichert ausschließlich gehashte Passwörter (Argon2id).

§ 4 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit von 99 % im Jahresmittel an (Best Effort).

(2) Geplante Wartungsfenster werden mindestens 24 Stunden im Voraus per E-Mail an den Administrator angekündigt.

(3) Bei Ausfällen, Performance-Problemen oder Sicherheits-Vorfällen kann der Kunde den Status der Instanz im Stripe-Kundenportal und ggf. unter info@kini.solutions erfragen.

§ 5 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an der Plattform ein.

(2) Der Quellcode der Plattform wird dem Kunden nicht ausgeliefert und steht nicht im Eigentum des Kunden. Eine Kopie, Dekompilierung oder Reverse-Engineering ist untersagt.

§ 6 Support

(1) Support-Anfragen sind per E-Mail an info@kini.solutions zu richten.

(2) Reaktionszeit innerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr 9–17 Uhr): bestmöglich, ohne Zusicherung. Premium-SLAs können bei Bedarf gesondert vereinbart werden.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde verpflichtet sich, ausschließlich autorisierte Mitarbeiter mit Zugangsdaten auszustatten und Mitarbeiter-Konten bei Austritt zeitnah zu deaktivieren oder zu löschen.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass keine Inhalte hochgeladen werden, die gegen geltendes Recht oder Rechte Dritter verstoßen.

(3) Mitarbeiter sind über die Verarbeitung ihrer Daten innerhalb der Plattform vor der ersten Nutzung zu informieren (Art. 13 DSGVO).

§ 8 Vergütung

(1) Die monatliche Vergütung richtet sich nach dem gewählten Tarif (siehe AGB § 3):

• Klein – 9,99 € / Monat
• Mittel – 49,99 € / Monat
• Groß – 199,99 € / Monat
• Sehr groß – Max-Pricing: max(Standorte × 19,99 €; Mitarbeiter × 1,99 €) pro Monat. Stripe-Subscription enthält genau ein Item — entweder die Standort- oder die Mitarbeiter-Komponente, je nachdem, welche den höheren Betrag ergibt

(2) Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus per Karte oder SEPA über Stripe.

(3) Bei Tarifwechsel (Up- oder Downgrade) wird der neue Preis ab dem nächsten Abrechnungszeitraum berechnet; der laufende Zeitraum wird nicht anteilig erstattet.

(4) Sonderkonditionen pro Mitarbeiter: In begründeten Einzelfällen (z. B. gemeinnützige Träger, Pilot-Kunden) kann der Anbieter einen individuellen Preis je tatsächlich aktivem Mitarbeiter-Konto vereinbaren. „Aktiv" bezeichnet ein Konto, das die Einladung angenommen hat (Recovery-Code wurde gezeigt). Die abgerechnete Mitarbeiter-Anzahl wird automatisiert einmal pro Monat ermittelt; Zu- und Abgänge im laufenden Monat fließen anteilig in die nachfolgende Rechnung ein (Stripe-Standard-Proration). Die Sonderkonditionen werden im Customer-Portal bzw. auf jeder Rechnung ausgewiesen.

(5) Preisanpassung an Inflation: Der Anbieter behält sich vor, die Preise (Standard-Tarife wie auch Sonderkonditionen) einmal pro Kalenderjahr an die allgemeine Preisentwicklung anzupassen. Maßgeblich ist der vom Statistischen Bundesamt veröffentlichte Verbraucherpreisindex (VPI) für Deutschland; die Anpassung ist auf den Anstieg dieses Index seit der letzten Anpassung begrenzt. Eine Preisanpassung wird dem Kunden mindestens 6 Wochen vor Wirksamwerden per E-Mail angekündigt; ist der Kunde mit der Anpassung nicht einverstanden, kann er den Vertrag mit Wirksamwerden der Erhöhung außerordentlich kündigen.

§ 9 Laufzeit, Kündigung

(1) Der Vertrag beginnt mit dem Vertragsschluss. Es gilt eine kostenlose Testphase von 14 Tagen; während dieser Zeit ist die Kündigung jederzeit möglich, ohne dass eine Belastung erfolgt.

(2) Nach Ablauf der Testphase verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils einen Monat. Die Kündigung ist jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats möglich.

(3) Die Kündigung erfolgt vorzugsweise über das Formular unter /kuendigen.html, formlos per E-Mail oder direkt im Stripe-Kundenportal.

§ 10 Datenexport und Löschung nach Vertragsende

(1) Während der Vertragslaufzeit kann der Kunde seine Daten jederzeit über die in der Plattform integrierten Exportfunktionen herunterladen.

(2) Auf schriftliches Verlangen stellt der Anbieter innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende einen vollständigen Datenexport zur Verfügung.

(3) Anschließend werden die Daten 30 Tage als Soft-Delete vorgehalten (Container gestoppt, Reaktivierung möglich) und danach unwiderruflich gelöscht. Buchhaltungs-relevante Daten werden gemäß § 257 HGB für 10 Jahre aufbewahrt.

§ 11 Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitarbeiter erfolgt im Auftrag des Kunden. Der parallel zu diesem Vertrag geltende AVV ist Bestandteil dieses Vertrags. Die übergreifende Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung der Kunden- und Marketing-Daten.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Erfüllungsort und – soweit gesetzlich zulässig – Gerichtsstand ist Wehr (Baden).

(3) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform.