FAQ & Bedienungsanleitung

Eine schlanke Web-Anwendung, die Ihrem Unternehmen, Verein oder Ihrer Gemeinde alle internen Aufgaben an einem Ort bündelt: Aktuelles, Kalender mit Veranstaltungen, Sitzungszimmer-Buchung, Sitzungs-Protokolle mit Folgesitzungs-Verkettung, Weiterbildungs-Verwaltung mit Pflicht-Zuweisungen und anonymem Feedback, Dokumentenablage mit Kenntnisnahme und digitaler Unterschrift, Anbieter-Bestellungen (z. B. Bäckerei, Bio-Laden), Snacks & Getränke, Mitarbeiter-Challenges (Bike-to-Work, Tippspiel mit Preisen), Fahrtenbuch, Fahrzeug-Reservierung mit Gantt-Kalender, Minijob-Zeiterfassung, Handwerker-Aufträge, interner Chat (mit Live-Update) sowie Push-Reminder vor zugesagten Terminen, In-App-Postfach für System-Nachrichten und Beschwerde- und Verbesserungsmanagement (KVP).

Ja. Die Rolle Extern/Gast ist für Personen gedacht, die keinen Angestellten-Status haben, aber dennoch App-Zugang brauchen — z. B. Vorstandsmitglieder, Kooperations- partner, Kunden oder Klienten. Pro Eingeladenem schaltet der Admin individuell frei, was sichtbar ist: Kalender, Mailliste, Telefonliste, Chat. Optional lassen sich Mail- und Telefonliste sowie Chat auf bestimmte Standorte, Teams oder einzelne Personen einschränken. Externe Anbieter (z. B. Bio-Laden) haben eine eigene, separate Rolle und sehen nur ihr Sortiment.

Ja. Das Modul Fahrzeug-Reservierung macht beliebige Fahrzeuge aus dem Fahrtenbuch buchbar. Der Admin entscheidet pro Fahrzeug, ob es reservierbar ist, und legt eine Farbe für den Belegungs-Kalender fest. Mitarbeiter sehen im Service-Menü ihre eigenen aktiven Reservierungen und einen Gantt-Plan mit allen Fahrzeugen in Farbe; Konflikte (überlappende Buchungen desselben Fahrzeugs) werden serverseitig verhindert. Externe Anbieter und Gast-Rollen sehen den Bereich nicht.

Wenn du Push-Nachrichten in deinem Profil aktivierst, kannst du eine Vorlaufzeit zwischen 30 Minuten und 2 Tagen wählen (Default 24 h). Vor jedem Termin/Sitzung/Weiterbildungs-Termin, zu dem du zugesagt hast, bekommst du dann automatisch eine Push-Erinnerung mit Titel und Startzeit. Jeder Reminder wird nur einmal verschickt; bei Stornierung bleibt es aus.

Pro Weiterbildung kann der Admin einen anonymen Feedback- Bogen freigeben — entweder das Mandanten-Standard-Formular (3× Sterne-Rating, 3× Freitext, 1× Empfehlungs-Choice) oder ein eigenes Formular pro Kurs, alternativ ein externer Link (z. B. Nextcloud-Forms). Der Bogen erscheint beim Mitarbeiter erst nach der Teilnahme. Antworten werden ohne User-Bezug gespeichert — der Admin sieht nur Aggregate (Durchschnitte, Histogramme) und die anonymen Freitexte.

Ja. Das Modul Postfach sammelt alle System- Benachrichtigungen an einen einzelnen Mitarbeiter an einem Ort: Bestätigung zu jeder Termin-Zusage, Weiterbildungs-Anmeldung, Fahrzeug-Reservierung und Sitzungszimmer-Buchung; bei Online- Weiterbildungs-Terminen wird der Meeting-Link automatisch nach Anmeldeschluss und noch einmal eine Stunde vor Termin-Start ins Postfach geschickt. Für Extern/Gast-Konten und externe Anbieter ist das Postfach standardmäßig aus und muss beim Einladen explizit freigeschaltet werden. Antworten sind nicht möglich — dafür gibt es den Chat.

Über die Rolle Verwaltung (delegiert). Beim Einladen oder Bearbeiten eines Mitarbeiters wählst du diese Rolle zusätzlich zur normalen Mitarbeitenden-Rolle und hakst die einzelnen Kompetenz-Bereiche an (z. B. „Weiterbildungen", „Mitarbeitende", „Anbieter", „Beschwerde- und Verbesserungsmanagement", „Standorte", „Sitzungszimmer", „Fahrtenbuch (Leitung)" …). Der Mitarbeiter sieht im Burger-Menü „Verwaltung" dann nur die Einträge, für die er Kompetenz hat — alle anderen Verwaltungs-Bereiche bleiben unsichtbar. Multi-Select: ein User darf beliebig viele Kompetenzen haben.

Ja, mit dem Modul Beschwerde- und Verbesserungsmanagement. Es gibt zwei Bereiche: KVP (Kontinuierlicher Verbesserungs- Prozess) für Vorschläge und Beschwerden.

Beim Einreichen wählt der Mitarbeiter eine von drei Anonymitäts-Stufen:

• Mit Klarnamen — Verwaltung sieht den Absender, Antwort kommt ins Postfach.
• Pseudonym — Verwaltung sieht nur „Anonym #ID"; eine Antwort übers Postfach ist trotzdem möglich, weil der Sender systemseitig gespeichert ist (aber nicht angezeigt wird).
• Vollständig anonym — kein Sender-Bezug wird gespeichert; eine Rückmeldung an den Einreichenden ist dadurch nicht möglich.

Die Verwaltung beantwortet KVP und Beschwerden direkt aus der Verwaltungs-Detailseite. Externe und Gast-Konten dürfen nicht einreichen.

Im Verwaltungsmenü „Beauftragte" können Admins beliebig viele Stellen anlegen (Datenschutz-, Gleichstellungs-, Sicherheitsbeauftragte oder eigene Kategorien). Pro Stelle:

• Zugewiesene Person: entweder ein angemeldeter Mitarbeiter oder ein Eintrag aus der unternehmensinternen Kontaktliste (z. B. externe Datenschutz-Kanzlei). Mail+Telefon können automatisch aus dem Kontakt-Eintrag übernommen werden.
• Zuständig für: optionale Audience-Beschränkung auf bestimmte Standorte, Teams oder einzelne Mitarbeiter. Default = alle internen Konten.
• Vorstellung & Dokumente: die Stelle pflegt Begrüßungstext, Kontaktdaten und ihre eigene Dokumentenablage mit Pflicht-Einsortierung in die Dokumenten-Pyramide.
• Nachrichten: Mitarbeiter schreiben an die Stelle in den gleichen drei Anonymitäts-Stufen wie KVP/Beschwerde. Threaded Konversation; bei vollständig anonymen Nachrichten ist kein Antwort-Workflow möglich.
• Mail-Benachrichtigung: jede Nachricht löst eine Mail an die hinterlegte Stellen-Kontaktadresse aus.

Die zugewiesene Person sieht über die Verwaltungs-Kompetenz „Beauftragte" nur ihre eigene Stellen-Seite — andere Beauftragten- Bereiche bleiben unsichtbar.

Auf der Anbieter-Seite klickt der Mitarbeiter einmal auf „Bestellen". Es öffnet sich ein Monats-Kalender, in dem nur Tage anklickbar sind, an denen der Anbieter auch liefert (Wochentag-Freigabe, keine Abwesenheit, Tageskontingent nicht ausgeschöpft). Nach Datumswahl listet die App alle Artikel des Anbieters mit Live-Anzeige „Noch X von Y verfügbar" und einem Mengen-Feld pro Artikel.

Alle Artikel werden in einer einzigen Bestellung übermittelt (all-or-nothing): sprengt auch nur ein Artikel sein Tages- kontingent, wird die gesamte Bestellung verworfen. Bei erfolgreicher Bestellung landet eine Bestätigung mit Artikel- Liste und Liefertag im Postfach.

Der Admin pflegt Tageskontingent (pro Artikel) und Wochentag-Verfügbarkeit (pro Anbieter). Im Anbieter-Backoffice sieht der Lieferant die eingegangenen Bestellungen pro Liefertag.

Ja. Das Modul „Dokumentation" stellt eine Dokumentenpyramide mit fünf Ebenen bereit (Strategie & Leitbild → Richtlinien → Prozesse → Anweisungen → Vorlagen) und unterscheidet zwischen firmenweiten allgemeinen Dokumenten und persönlich adressierten Dokumenten. Bei persönlichen Dokumenten können Sie pro Verteilung wählen, ob nur eine Bestätigung der Kenntnisnahme oder eine digitale Unterschrift (voller Name + verbindliche Bestätigung) erforderlich ist. Empfänger können ein Dokument auch mit Begründung ablehnen; Sie sehen alle Rückmeldungen in einem zentralen Verteilungs-Dashboard.

Für Unternehmen, Vereine und Gemeinden mit 5 bis 1000+ Personen. Die Tarif-Stufen (Klein / Mittel / Groß / Sehr groß) wachsen mit – wir starten oft bei einem Standort und ein paar Mitarbeitenden, und skalieren dann mit der Organisation.

Nein. Die App läuft im Browser, im Hintergrund kümmern wir uns um Hosting, Backups, Updates und SSL. Sie melden sich nur an und laden Mitarbeitende ein.

• Klein – 9,99 € / Monat (1 Standort, bis 5 Mitarbeitende)
• Mittel – 49,99 € / Monat (5 Standorte, bis 25 Mitarbeitende)
• Groß – 199,99 € / Monat (10 Standorte, bis 100 Mitarbeitende)
• Sehr groß – Max-Pricing: berechnet wird automatisch der höhere der beiden Beträge, entweder 19,99 € pro Standort oder 1,99 € pro Mitarbeitendem pro Monat – nie beide gleichzeitig. Beispiel: 5 Standorte und 50 Mitarbeitende → max(5×19,99 €; 50×1,99 €) = 99,95 €/Monat.

Alle Preise zzgl. MwSt. Aktuelle Detailpreise auf /#pricing.

Ja. Jede neue Instanz startet mit 14 Tagen Testzeitraum. Ohne Verlängerung läuft der Vertrag danach automatisch monatlich weiter und ist jederzeit zum Monatsende kündbar.

Die App erkennt automatisch, wenn Sie einen Standort oder Mitarbeitenden anlegen, der den gewählten Tarif sprengt, und fragt nach, ob auf den nächsthöheren Tarif gewechselt werden soll. Bei Bestätigung passt sich die Stripe-Abrechnung automatisch an.

Per E-Mail an info@kini.solutions unter Angabe des Recovery-Codes der Instanz (wird nach dem ersten Admin-Login einmalig angezeigt). Alternativ über das Formular Kündigung. Ohne Recovery-Code ist eine Kündigung nur nach gesonderter Identitätsprüfung möglich.

iPhone (Safari): Login-URL aufrufen → Teilen-Symbol → „Zum Home-Bildschirm" → bestätigen.
Android (Chrome): Login-URL aufrufen → Drei-Punkte-Menü → „App installieren" / „Zum Startbildschirm hinzufügen". Im Anschluss startet die App ohne Browser-Leiste, wie eine native App.

Im Welcome-Mail liegt ein PDF-Infoblatt bei, das diesen Schritten Schritt-für-Schritt mit QR-Code zur direkten Anmeldung erklärt.

Ja. Im Browser (Chrome, Edge, Safari, Firefox) funktioniert alles identisch. In Chrome / Edge können Sie die App zusätzlich über das Installations-Symbol in der Adressleiste als eigenständige Desktop-App installieren.

Ein einmalig generierter Code, der dem Admin nach dem ersten Login angezeigt wird. Er wird benötigt für Passwort-Reset und für eine spätere Kündigung der Instanz. Bitte sicher aufbewahren – er wird nicht erneut angezeigt.

Im Login-Bildschirm „Passwort vergessen" anklicken und den Recovery-Code eingeben. Anschließend können Sie ein neues Passwort vergeben. Ohne Recovery-Code wenden Sie sich bitte an info@kini.solutions.

Auf einem Server in Deutschland. Pro Mandant gibt es eine eigene Datenbank-Instanz, die strikt isoliert läuft. SSL ist für jede Mandanten-Subdomain verpflichtend.

Ausschließlich die Personen, die Sie als Admin in der App einladen. KiNi Solutions greift technisch nur auf Daten zu, wenn das im Rahmen von Support-Anfragen erforderlich ist und Sie das ausdrücklich freigeben. Details regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

30 Tage nach der Kündigung wird die Instanz inkl. Datenbank unwiderruflich gelöscht. In dieser Frist können Sie auf Wunsch einen Daten-Export anfordern.

Ja. Unter Verwaltung → Mandanten-Identität können Admins Firmenname, Primär- und Sekundärfarbe, App-Icon (1–4 Buchstaben in 5 Layouts) und die Schriftfamilie wählen.

Ja. Unter Verwaltung → Service-Einstellungen schalten Admins Module wie Chat, Fahrtenbuch, Minijob-Zeitapp, Bike-to-Work, Sitzungszimmer-Buchung, Sitzungen, Weiterbildungen, Dokumentation, Snacks & Getränke usw. einzeln sichtbar oder unsichtbar.

Ja. Externe Anbieter (z. B. Bäckerei, Bio-Laden) bekommen einen eigenen Login mit beschränkten Rechten. Sie pflegen ihr Sortiment und Bestellungen selbstständig, sehen aber nur ihren eigenen Bereich, keine internen Inhalte.

Ja. Im Admin-Bereich kann jeder Anbieter beliebigen Standorten zugeordnet werden. Ohne Auswahl ist der Anbieter an allen Standorten sichtbar; bei Auswahl erscheint auf der Anbieter-Seite ein Hinweis-Badge mit den Standortnamen.

Ja. Standardmäßig erhalten Sie eine Subdomain unter kini.solutions (z. B. firma.webapp.kini.solutions). Auf Wunsch können Sie eine eigene Domain (z. B. webapp.kunde.de) ohne Aufpreis aufschalten lassen. So geht's:

1. Sie setzen einen DNS-A-Record Ihrer Domain auf die Server-IP, die wir Ihnen mit der Welcome-Mail mitteilen (1–2 Minuten DNS-Propagation).
2. Wir aktivieren die Domain in der Plattform und holen automatisch ein Let's-Encrypt-Zertifikat. Auto-Renewal läuft im Hintergrund.
3. Beide URLs (Subdomain + Custom-Domain) führen parallel auf dieselbe Instanz. Die Subdomain bleibt als kanonische Adresse für E-Mails und Support erreichbar.

Bitte beachten: Cookies und Push-Subscriptions sind browser-bedingt origin-gebunden. User, die schon auf der Subdomain eingeloggt waren, müssen sich auf der Custom- Domain einmal neu anmelden und ggf. Push neu aktivieren.

Das ist eine Übersicht der ungesehenen Inhalte. Am Burger-Icon steht die Summe aller noch nicht angesehenen Neuigkeiten, an den einzelnen Menü-Einträgen die jeweilige Detail-Zahl:

• Dashboard: neue Beiträge unter „Aktuelles" und neue Termine/Veranstaltungen seit dem letzten Aufruf.
• Chat: ungelesene Nachrichten in allen Räumen, in denen du Mitglied bist.
• Service → Aufträge: neue Aufträge, die dich oder dein Team betreffen.
• Service → Meine Weiterbildungen: anstehende Pflicht-Schulungen oder überfällige Auffrischungen.
• Service → Dokumente: persönliche Dokumente mit offenem Workflow (Kenntnisnahme oder Unterschrift ausstehend) sowie neue allgemeine Dokumente.

Sobald du die jeweilige Seite öffnest, wird der Punkt zurückgesetzt – beim nächsten Öffnen siehst du dann nur noch wirklich Neues. Die Farbe der Punkte entspricht der Primärfarbe deines Mandanten-Brandings.

Ja. Klick oder Tipp auf ein Bild in einem Aktuelles-Beitrag öffnet es als Vollbild-Overlay. Schließen per Tipp irgendwo in den dunklen Bereich, per ESC-Taste oder über das ×-Symbol oben rechts.

Ja, bei neuen Beiträgen unter „Aktuelles", neuen Terminen und Veranstaltungen sowie bei neuen Chat-Nachrichten – sowohl in 1:1-Chats als auch in Gruppen-Chats, in denen du Mitglied bist. Du erhältst nur Pushes für Räume, in denen du tatsächlich beteiligt bist; ein Push enthält Absender, Vorschau-Text und führt beim Tippen direkt zum Chat-Raum.

Beim ersten Öffnen der App fragt der Browser nach Erlaubnis – auf iPhone-/iPad-Geräten erst, nachdem die App zum Home-Bildschirm hinzugefügt wurde (iOS 16.4+).

Ja, sobald die WebApp als PWA installiert ist (Home-Bildschirm auf iPhone/iPad/Android, Installations- Icon in der Adressleiste auf Mac/Windows mit Chrome oder Edge). Am App-Icon erscheint ein kleiner Zähler-Punkt mit der Anzahl ungesehener Hinweise – Summe aus Chat, Aktuelles, Terminen, Aufträgen, Weiterbildungen und Dokumenten. Beim Öffnen der jeweiligen Hauptseite zählt der Indikator automatisch runter und verschwindet, sobald nichts mehr offen ist. Firefox unterstützt diese Funktion noch nicht; im normalen Browser-Tab gibt es ebenfalls keinen App-Icon-Punkt (nur in der installierten PWA).

Ja, gezielt: Welcome-Mail mit Login-Daten und PDF-Infoblatt für Admins, Einladungs-Mail für neue Mitarbeitende mit ebenfalls einem Infoblatt, automatische Bestell-Mails an externe Anbieter (Snacks-Lieferanten, Handwerker), und Auftragsbestätigungen.

Ja, per E-Mail an info@kini.solutions oder über das Kontaktformular. Antwortzeit in der Regel innerhalb eines Werktages.

Ja, unter /#demo liegt eine Demo-Instanz mit echtem Funktionsumfang. Die Demo wird nach jedem Logout automatisch in den Ursprungszustand zurückgesetzt.

Schreiben Sie uns! Über das Kontaktformular oder direkt an info@kini.solutions. Wir nehmen häufig gestellte Fragen gern in diese Liste auf.