Internes Dokument · Art. 30 DSGVO · nicht öffentlich verlinkt

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

KiNi WebApp · Verantwortlicher: Stefan Eschbach (Kleinunternehmer, § 19 UStG) · Lehmattweg 3, 79664 Wehr · info@kini.solutions
Stand: 2026-05-28 · Grundlage: Art. 30 DSGVO

Auftragsverarbeiter (Art. 28)

Name	Zweck	Land	Absicherung
Hetzner Online GmbH	Hosting WebApp + Datenbank	Deutschland	AVV vorhanden, Server in DE
Postmark (ActiveCampaign)	Transaktionsmails (Login, Recovery, Benachrichtigungen)	USA	Standardvertragsklauseln (SCC) + DPF prüfen
Stripe Payments Europe Ltd.	Zahlungsabwicklung, Subscription-Management	Irland (EU) / USA (Konzern)	AVV + SCC
OpenStreetMap Foundation	Kartenkacheln	Großbritannien	Angemessenheitsbeschluss EU-Kommission
Apple / Google / Mozilla	Web-Push-Auslieferung (je nach Endgerät)	USA	SCC; Push-Inhalt teils Ende-zu-Ende verschlüsselt

Verarbeitungstätigkeiten (68)

Drittland-Transfer: keiner innerhalb der App; externe Empfänger siehe Auftragsverarbeiter-Tabelle oben. TOM je Eintrag: TLS-Verschlüsselung in Transit, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Backup – siehe TOM-Dokument. Löschfristen im Detail: Löschkonzept.

Anzahl Betroffener (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO): Die geschätzte Anzahl betroffener Personen je Verarbeitungstätigkeit ergibt sich aus der jeweiligen Mandanten-Größe und wird in der pro Mandant zu führenden Modul-Matrix konkretisiert. Stand 2026-06-08: Plattformbasis < 500 Mitarbeitende insgesamt; pro Mandant typischerweise 10–250 Mitarbeitende sowie eine geringe zwei- bis dreistellige Anzahl externer Kontakte (Anbieter, Lieferanten, Gastkonten).

Bestandsdaten Fahrtenbuch-GPS: Tätigkeit #23 erfasst ausschließlich historische Wegpunkte aus der Zeit vor der DSB-Welle 1 (Abschaltung des GPS-Trackings, 2026-06). Für neu erfasste Fahrten werden keine GPS-Koordinaten mehr gespeichert; die Bestandsdaten unterliegen der 10-jährigen steuer-/arbeitsrechtlichen Aufbewahrungsfrist und werden danach physisch gelöscht.

#	Tätigkeit / Tabelle	Zweck	Rechtsgrundlage	Betroffene	Datenkategorien (PII)	Löschfrist
1	Bike-to-Work bike_challenges	Challenge-Teilnahme und Auswertung	Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung)	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
2	Teamverwaltung bike_teams	Teamzuordnung Mitarbeitender	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
3	Interne Kommunikation chat_messages	1:1- und Gruppen-Chat	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag)	Mitarbeitende, Nutzer:innen	attachment_name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
4	Interne Kommunikation chat_rooms	1:1- und Gruppen-Chat	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag)	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
5	CraftCrew (Teams) craft_crews	Team-/Truppverwaltung Aufträge	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
6	CraftJob (Aufträge) craft_jobs	Auftragsverwaltung	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen, externe Dienstleister	external_contractor_email	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
7	Dokumente documents	Dokumentenablage + Workflow	Art. 6 Abs. 1 lit. b/c/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	file_name	Vertragsdauer; 10 J. bei Nachweispflicht
8	Dokumente (Empfänger) document_recipients	Kenntnisnahme / digitale Unterschrift	Art. 6 Abs. 1 lit. b/c/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	signature_name	Vertragsdauer; 10 J. bei Nachweispflicht
9	Veranstaltungsverwaltung event_attachments	Termine und RSVP	Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. a bei RSVP	Mitarbeitende, Nutzer:innen	file_name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
10	Externe Dienstleister external_contractors	Fachfirmen für Aufträge	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Lieferanten/Dienstleister	name, email, phone, address, postal_code	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
11	Einladungen invitations	Mitarbeiter-Onboarding	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	email, full_name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
12	Standortverwaltung locations	Mandanten-Standorte	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name, address, postal_code, phone, email, latitude, longitude	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
13	Sitzungen & Protokolle meeting_documents	Protokollierung von Sitzungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	file_name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
14	Sitzungszimmer meeting_rooms	Raumverwaltung	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
15	Service-Konfiguration service_configs	Modul-Toggles je Mandant	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
16	Vertrauenskiosk snack_products	Snack-/Getränkeabrechnung	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
17	Vertrauenskiosk snack_purchase_orders	Snack-/Getränkeabrechnung	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	supplier_email	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
18	Vertrauenskiosk snack_suppliers	Snack-/Getränkeabrechnung	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Lieferanten	name, email, phone, address, postal_code	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
19	Mandantenverwaltung tenant_settings	Bereitstellung SaaS-Instanz	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag)	Kunden (Mandanten)	company_name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
20	Tippspiel (Turnier) tournaments	Turnier-/Tippspielverwaltung	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
21	Weiterbildungen trainings	Pflichtschulungen Zuweisung/Nachweis	Art. 6 Abs. 1 lit. c / lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
22	Fahrtenbuch trips	Erfassung dienstlicher Fahrten ohne GPS-Tracking — manueller Kilometerstand + Start-/Ziel-Ort als Freitext, um Profilbildung zu vermeiden.	Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. c	Mitarbeitende, Nutzer:innen	start_km, end_km, start_location, end_location, purpose, signed_name, signature_data	10 Jahre (steuer-/arbeitsrechtl.)
23	Fahrtenbuch (Bestand) trip_waypoints	Bestand älterer GPS-Wegpunkte aus Trips. Für neue Trips wird die Tabelle nicht mehr geschrieben (gps_enabled=False); Bestandsdaten bleiben für die steuerliche Aufbewahrungsfrist erhalten.	Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. c	Mitarbeitende, Nutzer:innen	lat, lng, recorded_at (nur Bestandsdaten)	10 Jahre (steuer-/arbeitsrechtl.) — danach physische Löschung
24	Nutzerverwaltung users	Authentifizierung, Rollen, Konto	Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	email, full_name, password_hash, must_change_password	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
25	Fuhrpark vehicles	Fahrzeugverwaltung	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	plate	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
26	Vending-Automat vending_machines	Automaten-Bestandsverwaltung	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
27	Vending-Transaktion vending_transactions	Automaten-Verkäufe	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	product_name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
28	Anbieterverwaltung vendors	Externe/interne Anbieter	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Lieferanten/Dienstleister	name, address, postal_code, latitude, longitude, phone, email	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
29	Anbieterverwaltung vendor_products	Anbieter-Sortiment	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Lieferanten/Dienstleister	name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
30	Tippspiel (Spiel) wm_matches	Spielpaarungen	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	tournament_id	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
31	Tippspiel (Spieler) wm_players	Mannschafts-Spieler	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	tournament_id, full_name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
32	Teamverwaltung wm_teams	Tippspiel-Mannschaften	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	tournament_id, name	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
33	Tippspiel (Turnier-Tipp) wm_tournament_bets	Turnier-Tipps	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	tournament_id	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
34	Bike-to-Work (Fahrt) bike_rides	Tageseinträge der Challenge	Art. 6 Abs. 1 lit. a/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
35	Teamverwaltung bike_team_members	Team-Mitgliedschaft Bike	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
36	Interne Kommunikation chat_room_members	Chat-Mitgliedschaft	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag)	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
37	CraftCrew-Mitglied craft_crew_members	Team-Mitgliedschaft Aufträge	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
38	Auftrags-Anhang craft_job_attachments	Datei-Anhänge zu Aufträgen	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
39	Auftrags-Log craft_job_logs	Tätigkeits-/Stundenprotokoll	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	12 Monate bzw. gesetzl. Frist
40	Auftrags-Serie craft_job_recurrences	Wiederkehrende Aufträge	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
41	Dokument-Zielgruppe document_audience_targets	Audience-Zuordnung Dokumente	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
42	Veranstaltungsverwaltung events	Termine und RSVP	Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. a bei RSVP	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
43	Veranstaltungsverwaltung event_attendances	Teilnahme-Status RSVP	Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. a	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
44	Veranstaltungsverwaltung event_audience_targets	Audience-Zuordnung Termine	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
45	Veranstaltungsverwaltung event_images	Bilder zu Veranstaltungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
46	Veranstaltungsverwaltung event_invitees	Eingeladene Personen	Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. a	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
47	Veranstaltungsverwaltung event_slots	Slot-Termine	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
48	Veranstaltungsverwaltung event_slot_bookings	Slot-Buchungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. a	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
49	Veranstaltungsverwaltung event_survey_options	Umfrage-Optionen Termin	Art. 6 Abs. 1 lit. b/a	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
50	Veranstaltungsverwaltung event_survey_votes	Umfrage-Stimmen Termin	Art. 6 Abs. 1 lit. b/a	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
51	Standortverwaltung location_images	Standort-Bilder	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
52	Vertrauenskiosk location_snack_offerings	Sortiment-Freigabe je Standort	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
53	Sitzungen & Protokolle meetings	Terminierung/Protokoll Sitzungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
54	Aktuelles (Bild) news_images	Bilder zu News-Beiträgen	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
55	Aktuelles (Beitrag) news_posts	Interne News/Aushänge	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
56	Push-Benachrichtigung push_subscriptions	Web-Push-Abos	Art. 6 Abs. 1 lit. f / lit. a	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Bis Subscription ungültig
57	Wiederherstellungs-Code recovery_codes	Konto-Recovery	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
58	Vertrauenskiosk snack_inventory	Bestandsführung	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
59	Vertrauenskiosk snack_inventory_movements	Wareneingang/Inventur	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
60	Vertrauenskiosk snack_purchases	Kassen-Käufe	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	10 Jahre (§257 HGB) für Abrechnung
61	Weiterbildungen training_assignments	Pflicht-Zuweisungen	Art. 6 Abs. 1 lit. c/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer; 10 J. bei Nachweis
62	Weiterbildungen training_completions	Teilnahme-Nachweise	Art. 6 Abs. 1 lit. c/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer; 10 J. bei Nachweis
63	Nutzerverwaltung user_roles	Rollenzuordnung	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
64	Anbieterverwaltung vendor_absences	Abwesenheiten Anbieter	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Lieferanten/Dienstleister	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
65	Anbieterverwaltung vendor_locations	Standort-Bindung Anbieter	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Lieferanten/Dienstleister	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
66	Anbieterverwaltung vendor_orders	Bestellungen bei Anbietern	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
67	Tippspiel (Tipp) wm_bets	Spiel-Tipps	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
68	Nutzerverwaltung wm_user_team_follows	Mannschafts-Favoriten Kalender	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	–	Vertragsdauer + Verjährung (max. 3 Jahre)
69	Beauftragte (Stellen) beauftragte	Stellenverzeichnis (Datenschutz-, Gleichstellungs-, Sicherheitsbeauftragte, …) mit Audience-Beschränkung	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen, ggf. externe Kontaktliste	title, person_user_id, person_contact_id, audience-Targets, contact_email/phone	Vertragsdauer; Stellen-Konfiguration nach Auflösung der Stelle 1 Jahr
70	Beauftragte (Nachrichten) beauftragte_messages + beauftragte_message_replies	Nachrichten- und Antwort-Thread Mitarbeitende → Beauftragte/r in drei Anonymitäts-Modi (named/pseudonym/full)	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	anonymity_mode, sender_id (NULL bei full, gespeichert aber nicht angezeigt bei pseudonym), subject, body	3 Jahre nach Erledigung; full-anonym sofort nach Verarbeitung
71	Beauftragte (Dokumente) beauftragte_documents	Dokumentenablage je Stelle mit Pflicht-Einsortierung in die Dokumenten-Pyramide	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	title, file_path, mime_type, pyramid_level, uploaded_by_id	Nach Mandanten-Aufbewahrungsregel; mind. Vertragsdauer
72	Beschwerde-/KVP-Anonymität submissions.anonymity_mode	Drei-Modi-Anonymität: named (Klarname), pseudonym (Anzeige als „Anonym #ID", Antwort über Postfach möglich), full (sender_id=NULL, keine Antwort möglich)	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Mitarbeitende, Nutzer:innen	anonymity_mode, submitted_by_id, status („Gelöscht" als Soft-Delete-Status)	3 Jahre nach Erledigung; Soft-Delete-Status bleibt für Statistik erhalten
73	Sammelbestellung vendor_orders (Erweiterung)	All-or-nothing-Sammelbestellung mehrerer Artikel auf einen Liefertag, mit Tageskontingent-Validierung pro Artikel	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f (privat) bzw. § 26 BDSG (Einrichtungs-Abrechnung)	Mitarbeitende, Nutzer:innen	vendor_product_id, quantity, unit_price_cents, billing_type, deliver_on, deliver_to_location_id	10 Jahre (§ 257 HGB) bei Einrichtungs-Abrechnung; sonst Vertragsdauer
74	Lebenszyklus-Protokoll /var/log/webapp-lifecycle/audit.log	Lösch-Protokoll der automatisierten Soft-/Hard-Delete-Pipeline pro Mandant. Server-seitig, kein App-DB-Eintrag.	Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht)	Mandanten (Auftraggeber)	Zeitstempel, slug, rows, tables, sha256	7 Jahre (Nachweispflicht gegenüber Aufsichtsbehörde)

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Internes Nachweisdokument gemäß Art. 30 DSGVO. Nicht zur Veröffentlichung bestimmt; auf Anfrage der Aufsichtsbehörde vorzulegen.